Cette leçon se concentre sur les outils et ressources essentiels pour un Sourcing Specialist. Vous découvrirez les logiciels, les bases de données et les techniques de communication nécessaires pour faciliter la négociation avec les fournisseurs et entretenir des relations durables. Vous apprendrez également à évaluer et choisir les outils les plus pertinents pour vos besoins spécifiques.
Un Sourcing Specialist utilise une variété d'outils pour accomplir ses tâches. Ces outils peuvent être divisés en plusieurs catégories principales : les logiciels de gestion des achats (PGI/ERP), les bases de données fournisseurs, les outils de recherche et de communication. L'objectif est de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité. Par exemple, imaginez devoir trouver un nouveau fournisseur de boulons. Sans les bons outils, cela pourrait prendre des jours ! Avec, cela prendra quelques heures, voire moins. Le choix de l'outil dépend du type de produit, du secteur et des besoins spécifiques de l'entreprise. Dans cette section, on verra une overview générale.
Les PGI (Progiciels de Gestion Intégrés), souvent appelés ERP (Enterprise Resource Planning), sont des systèmes logiciels complexes qui intègrent toutes les fonctions d'une entreprise, y compris les achats. Ils permettent de suivre les commandes, de gérer les stocks, de planifier les approvisionnements et de gérer les relations avec les fournisseurs.
Exemple: Un système PGI comme SAP, Oracle ou Microsoft Dynamics permet de générer automatiquement des bons de commande, de suivre l'état des livraisons et d'analyser les dépenses. Cela est crucial pour optimiser les coûts et garantir la conformité.
Conseil: Pour les débutants, se familiariser avec les modules d'achats et de gestion des commandes est un bon point de départ. Les formations en ligne et les tutoriels peuvent vous aider.
Les bases de données fournisseurs sont des répertoires d'informations sur les fournisseurs potentiels. Elles peuvent être internes (créées par l'entreprise) ou externes (fournies par des tiers). Les sources d'information sont cruciales pour évaluer les fournisseurs.
Types de Sources:
* Sites web des fournisseurs: Informations sur les produits, les services et les coordonnées.
* Plateformes B2B: E-procurement platforms (ex: Alibaba, Thomasnet pour le monde anglophone), répertoires spécialisés (ex: Kompass, Europages pour l'Europe).
* Salons professionnels: Opportunités de rencontrer des fournisseurs et de découvrir les dernières tendances.
* Rapports d'évaluation de fournisseurs (e.g. Dun & Bradstreet): Fournissent des informations financières et de risque.
Exemple: Si vous cherchez un fournisseur de pièces automobiles, vous pouvez consulter un annuaire comme Europages pour trouver des fournisseurs dans votre région. Le but est de filtrer pour trouver les meilleurs fournisseurs en fonction de vos critères.
Une communication efficace est essentielle pour les relations fournisseurs. Cela implique l'utilisation d'outils de communication appropriés.
Outils clés:
* Email & logiciels de gestion de courriers: (Outlook, Gmail) pour des échanges formels et rapides.
* Plateformes de visioconférence: (Zoom, Microsoft Teams) pour des réunions virtuelles.
* Tableurs (Excel, Google Sheets): pour analyser les prix, comparer les offres et suivre les négociations.
Conseil: Apprenez à utiliser des modèles de communication efficaces (e-mails, présentations) pour gagner du temps et être plus professionnel. Adaptez votre communication au fournisseur et au contexte.
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Félicitations pour avoir franchi les étapes initiales ! Cette extension de leçon vous plonge plus profondément dans l'univers du Sourcing, en explorant des aspects cruciaux de la négociation et de la gestion des relations fournisseurs. Nous allons au-delà des outils de base pour explorer des stratégies plus sophistiquées et des nuances importantes.
Nous avons couvert les outils et les compétences fondamentales. Maintenant, explorons des stratégies de négociation avancées et la complexité des relations fournisseurs :
Imaginez que vous négociez avec un fournisseur de services de nettoyage pour vos bureaux. Au lieu de simplement demander une réduction de prix, essayez de négocier sur l'ajout de services supplémentaires (nettoyage des vitres, désinfection plus approfondie) ou sur une amélioration de la qualité (produits écologiques). Préparez un argumentaire pour démontrer la valeur que ces améliorations apportent à votre entreprise (image, bien-être des employés).
Choisissez un produit ou un service que votre entreprise achète régulièrement. Identifiez les principaux risques liés à la dépendance envers vos fournisseurs actuels (risques de prix, de disponibilité, de qualité, etc.). Proposez des mesures concrètes pour atténuer ces risques (diversification des fournisseurs, contrats à long terme, audits réguliers).
Les stratégies apprises aujourd'hui sont applicables dans de nombreux contextes professionnels :
Étude de cas : Recherchez une étude de cas sur une négociation complexe entre une entreprise et un fournisseur. Analysez les stratégies utilisées, les défis rencontrés et les résultats obtenus. Qu'auriez-vous fait différemment ?
Utilisez Google ou un annuaire en ligne (ex: Europages) pour rechercher 3 fournisseurs potentiels pour un type de produit spécifique (ex: stylos, papier, équipements de bureau). Notez les informations de contact et une brève description des produits/services. Quel est le plus accessible? Lequel semble le plus pertinent?
Imaginez que vous devez demander un devis à un fournisseur. Rédigez un email de demande de devis. Assurez-vous d'inclure les informations nécessaires (quantité, spécifications, délais, etc.) en utilisant un ton courtois et professionnel. Adaptez votre email en fonction du fournisseur ciblé.
Recherchez des informations sur 2 logiciels PGI (ex : SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, etc.). Comparez les fonctionnalités relatives aux achats (gestion des commandes, suivi des fournisseurs, etc.). Évaluez les avantages et les inconvénients de chaque logiciel pour une petite entreprise. Quelle serait votre recommandation?
Imaginez que votre entreprise souhaite externaliser la production de ses emballages. Définissez les critères de sélection des fournisseurs, recherchez des fournisseurs potentiels en utilisant les outils abordés, et rédigez une courte liste de 3 fournisseurs avec leurs avantages et inconvénients. Ensuite, simulez l'envoi d'une demande de devis.
Pour la prochaine leçon, préparez-vous à aborder les aspects de la négociation des prix et des conditions contractuelles. Réfléchissez aux stratégies de négociation que vous pourriez utiliser. Regardez aussi quelques vidéos sur les techniques de négociation de base.
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